Afdelingssecretaris/ Secretaris Financiën Duurzaamheid

Rotterdam is in veel opzichten een voorloper, een vernieuwer. Zonder durf had de jarenlang grootste haven ter wereld niet in Rotterdam gelegen. Zonder durf was Rotterdam de wolken minder dicht genaderd. Zonder durf waren veel debatten over grootstedelijke problemen niet in Rotterdam gestart. Rotterdam zoekt medewerkers met bezieling, die hun verantwoordelijkheid nemen en ook de minder gebaande paden durven te betreden. De stad die durft zoekt mensen die durven.

We bouwen in Rotterdam aan de stad én aan de samenleving. We houden de regie goed in handen, maar geven veel ruimte voor initiatieven. We zijn met 13.500 medewerkers een grote werkgever in het Rijnmondgebied. En met een paar duizend uiteenlopende functies ook een veelzijdige. Samen werken wij voor bijna 600.000 Rotterdammers aan de stad. Dat doen we vanuit achttien diensten en bedrijven en veertien deelgemeenten.

Rotterdam is een stad met veel gezichten. Een prachtige skyline, bruisende evenementen, een levendig uitgaansleven en veel verschillende culturen. Maar er zijn ook uitdagingen die kenmerkend zijn voor een grote stad. Daarom is je werk bij de gemeente iedere dag anders.

Zo'n stad zoekt medewerkers met bezieling, die hun verantwoordelijkheid nemen en de minder gebaande paden durven te betreden. Mensen, die graag de handen uit de mouwen steken en zien wat aangepakt moet worden. En die beseffen dat je alleen door goed samen te werken, zaken voor elkaar krijgt. Wij zoeken talenten met durf en ambitie, die hart hebben voor een wereldstad én de mensen die er wonen en werken.

Standplaats: Rotterdam

Startdatum: 01-04-2024

Einddatum: 30-09-2024

Tijdelijk dienstverband: Ja

Uren per week: 36

Online sinds: 14-03-2024

Functie

Voor een non-profit organisatie in Rotterdam zoeken we een Afdelingssecretaris/ Secretaris Financiën Duurzaamheid.

De duur van de opdracht betreft 6 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 36 uur per week.

Bedrijfscultuur

Rotterdam is in veel opzichten een voorloper, een vernieuwer. Zonder durf had de jarenlang grootste haven ter wereld niet in Rotterdam gelegen. Zonder durf was Rotterdam de wolken minder dicht genaderd. Zonder durf waren veel debatten over grootstedelijke problemen niet in Rotterdam gestart. Rotterdam zoekt medewerkers met bezieling, die hun verantwoordelijkheid nemen en ook de minder gebaande paden durven te betreden. De stad die durft zoekt mensen die durven.

We bouwen in Rotterdam aan de stad én aan de samenleving. We houden de regie goed in handen, maar geven veel ruimte voor initiatieven. We zijn met 13.500 medewerkers een grote werkgever in het Rijnmondgebied. En met een paar duizend uiteenlopende functies ook een veelzijdige. Samen werken wij voor bijna 600.000 Rotterdammers aan de stad. Dat doen we vanuit achttien diensten en bedrijven en veertien deelgemeenten.

Rotterdam is een stad met veel gezichten. Een prachtige skyline, bruisende evenementen, een levendig uitgaansleven en veel verschillende culturen. Maar er zijn ook uitdagingen die kenmerkend zijn voor een grote stad. Daarom is je werk bij de gemeente iedere dag anders.

Zo'n stad zoekt medewerkers met bezieling, die hun verantwoordelijkheid nemen en de minder gebaande paden durven te betreden. Mensen, die graag de handen uit de mouwen steken en zien wat aangepakt moet worden. En die beseffen dat je alleen door goed samen te werken, zaken voor elkaar krijgt. Wij zoeken talenten met durf en ambitie, die hart hebben voor een wereldstad én de mensen die er wonen en werken.

Functiebeschrijving

Jij bent de secretaris die ons helpt om Rotterdam te verduurzamen door goed te structureren, communiceren en financiële processen te coördineren. Ga jij de uitdaging aan om met jouw financiële inzicht en organisatorische skills een sleutelrol te spelen in onze duurzaamheidsambities?

Jouw functie :

Als secretaris en coördinator financiën lever je op proactieve wijze ondersteuning aan de afdeling. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt binnen de afdeling Duurzaamheid. Je brengt ordening, transparantie, rust en overzicht. Dit doe je door zorg te dragen voor relevante correspondentie, planningen, voortgangsrapportages, opdrachten, agendaposten en andere beslisdocumenten. Daarnaast stem je met collega's (buiten de afdeling) af om binnenkomende vragen en adviesverzoeken adequaat en tijdig af te handelen.

Concreet zul je aan de slag gaan met:

Algemene afdelingssecretaristaken:

• Organiseren, voorbereiden en verslagleggen van overleggen;

• WOO-coördinator (Wet Open Overheid): aanspreekpunt voor SO-WOO-team, coördinatie van WOO-verzoeken;

• Trekker voor de implementatie van nieuw digitaal archiveringssysteem DIVA DMS;

• Algemene/ brede secretaris-taken zoals coördinatie van vragen die op de afdeling af komen, faciliteren en toezien op beantwoording van uitvragen en inspringen waar nodig. Dit doe je samen met de andere secretarissen op de afdeling.

Facilitering en coördinatie in processen van het financiële team van de afdeling:

• Faciliteren en stimuleren van samenwerking tussen financiële team en financiële partners;

• Coördinatie van inkoop, subsidies, P&C, projectadministratie, jaarplan/baseline en werkpakket SO;

• Verantwoordelijk voor signalering richting MT (en eventueel directie en bestuur), dit doe je samen met de financieel strategisch adviseur en business controller;

• Procesbegeleiding van tactisch/strategische financiële trajecten vanuit de organisatie;

• Ondersteuning in de coördinatie en facilitering van (financiële) processen zoals de voorjaarsretraite (bestuurlijk traject), programmatafel (directieoverleg) en afdelingsbrede balansdagen (in samenwerking met de strategisch financieel adviseur).

Jij krijgt energie van het structureren, organiseren, ondersteunen en zaken efficiënter maken. Je voelt je als een vis in het water in een centrale positie en geniet van een gevarieerd en dynamisch takenpakket. Je bent stressbestendig en flexibel als het gaat om stevige pieken en dalen in werkdruk. Hierin weet je goed te prioriteren en coördineren. Ook vind je het niet erg om af en toe 's avonds te werken in verband met commissie- en raadsvergaderingen. Daarnaast doen wij een beroep op jouw uitstekende communicatieve vaardigheden, waarmee je collega's weet te activeren en motiveren en duurzame relaties met andere afdelingen weet op te bouwen. We zoeken een echte stevige secretaris die:

• Goed kan structureren, afspraken kan maken, ze nakomt en ook opvolgt;

• Een vlotte pen heeft en ook een bestuurlijk stuk kan schrijven als dat nodig is;

• Secuur werkt en een organiserend vermogen heeft;

• Uitstekend ontwikkelde bestuurlijke en financiële sensitiviteit heeft;

• Enthousiast is over het thema duurzaamheid!

De afdeling:

Duurzaamheid is een vlotte, open en actieve afdeling van ongeveer 90 mensen die sinds begin 2019 bestaat, waar eenieder zichzelf en samen kan zijn. Bij ons komt alles samen op het gebied van duurzaamheid. We zijn als afdeling verantwoordelijk voor kennisopbouw en -deling en staan aan de lat voor de realisatie van een aantal concrete collegedoelen. We stimuleren en initiëren nieuwe activiteiten en we signaleren waar beleid en met name uitvoering schuurt, en waar er dus kansen liggen voor synergie. Omdat de verduurzaming van de stad van ons allemaal is, stimuleert de afdeling dat dit zo veel mogelijk plaatsvindt in de primaire processen, juist ook van andere afdelingen. Zo werken we samen aan een duurzaam Rotterdam. Enerzijds binnen de gemeente met al onze collega's, maar ook in de stad waar het daadwerkelijke verschil gemaakt wordt. Medewerkers kunnen daarbij deskundig zijn binnen hun domein en tegelijkertijd breed en praktisch inzetbaar in een realiteit die steeds verandert. Zie ook onze 2-minuten-filmpje over onze afdeling en het in september 2023 gelanceerde Klimaat Actieplan Rotterdam.

Matchgesprek(ken): 25 mrt. 2024 (ma.), 12:00 uur.

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding;

• Je hebt minimaal twee jaar werkervaring als afdelingssecretaris of in een vergelijkbare functie in een politiek bestuurlijke of financiële omgeving;

• Je hebt ervaring met financiële processen/ in een financiële omgeving of aantoonbare interesse om hier ervaring in op te doen;

• Je hebt affiniteit met duurzaamheid;

Een motivatie en een referentie zijn tevens een harde eis.

Wensen :

• Je hebt werkervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving zoals bij een gemeente of overheidsinstantie;

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur met een bestuurlijk/politieke of financiële component;

• Ervaring met implementatie van nieuwe digitale systemen en de archivering hiervan;

• Bedreven in Excel, o.a. begrijpen en verwerken van formules, draaitabellen en gekoppelde werkbladen.

of een max. uurtarief van € 80,-, afhankelijk van opleiding en ervaring.