Company Secretary Assistant

Zo ziet jouw baan eruit

Als Company Secretary Assistant voor de Executive Committee (ExCo) binnen Corporate Affairs & Bestuurssecretariaat zorg je er voor dat de Directeur Corporate Affairs/Company Secretary en de Deputy Company Secretary optimaal worden ondersteund bij een diversiteit aan werkzaamheden.

Jouw verantwoordelijkheden

• je organiseert en verzorgt de logistieke processen voor de wekelijkse vergaderingen van het Executive Committee en de periodieke ExCo offsites
• je bereidt de agenda voor van de vergaderingen van de ExCo in samenwerking met de Deputy Company Secretary
• je verzamelt vergaderstukken en plaatst deze in iBabs
• je draagt samen met de Deputy Company Secretary zorg voor het opstellen van de jaarplanning en de rolling calendar en bewaakt hierin de onderlinge samenhang
• je ondersteunt de Company Secretary bij de voorbereiding en de indiening van toetsingsdocumenten bij (her) benoeming van leden van de Raad van Commissarissen en de Executive Committee
• je signaleert knelpunten in het besluitvormingsproces en probeert deze zoveel mogelijk zelfstandig op te lossen
• je geeft gevraagd en ongevraagd advies ter continue verbetering van interne processen
• je verwerkt informatie in de daarvoor bestemde systemen en diverse tooling (waaronder die van de toezichthouders en externe accountant)
• je monitort pro-actief de diverse actielijsten van o.a. Het ExCo, de RvC en de aandeelhouder
• je verzamelt informatie in het kader van uitvragen van de diverse toezichthouders
• je organiseert en onderhoudt het archief van het ExCo

Jouw kwaliteiten

Door je werk- en denkniveau, ervaring en persoonlijkheidsprofiel ben je in staat om snel te schakelen, de juiste verbanden te leggen en je flexibel te bewegen op Executive level. Als Company Secretary Assistant werk jij nauwkeurig, accuraat, zelfstandig en in een teamverband. Je bent communicatief en digitaal vaardig. Door de diversiteit in werkzaamheden beschik jij over een praktische aanpak en heb je een goed ontwikkeld probleemoplossend vermogen.
Wie ben je:

• je beschikt over aantoonbaar werk- en denkniveau op HBO niveau
• je hebt minimaal 4 jaar ervaring als secretaresse/management assistent in een dynamische omgeving
• als je affiniteit met de financiële sector en/of juridische zaken hebt is dat een pré
• je kunt goed omgaan met zeer vertrouwelijke informatie

Het betreft een functie van minimaal 32 uur, en werken op de dinsdagen en vrijdagen is een vereiste gezien de voorbereidingen van de vergaderingen.

Wat krijg je van ons?

Het salaris voor deze functie ligt tussen de €3.462,70,- en €5.327,22,- bruto per maand op basis van 36 uur per week. Daarnaast kun je rekenen op:

• Een 36-urige werkweek, flexibel in te delen met bijvoorbeeld 4x9. 32 uur is bespreekbaar.
• Vakantiegeld en een dertiende maand, waarbij je via het individueel keuzebudget (IKB) zelf kiest wanneer je dit ontvangt.
• 208,8 verlofuren o.b.v. Fulltime dienstverband ongeacht je leeftijd.
• Op 1 mei 2024 wordt een loonsverhoging toegekend van 4,25% (van het op 30 april 2024 geldende salaris).
• Een goede collectieve pensioenregeling.
• Alle vrijheid om zelf je ideale werkplek te bepalen. Thuiswerken is bij ons heel normaal.
• Een persoonlijk opleidingsbudget van € 750,- per jaar, naast de standaard opleidingsmogelijkheden.
• Iedere 5 jaar een budget van € 900,- om jouw thuiswerkplek in te richten.
• Een NS-Business Card én een vergoeding per km als je naar werk fietst.
• Een fietsplan om voordelig een fiets aan te schaffen.
• 2 werkdagen doorbetaald vrijwilligerswerk.
• Een vitaliteitsprogramma met workshops en coaching voor jouw mentale en fysieke gezondheid.
• Een laptop en telefoon.

Word jij onze nieuwe collega?

We nodigen je van harte uit om te solliciteren. En alvast één gouden tip: wees jezelf. Wij omarmen de diversiteit van al onze collega's en zijn oprecht benieuwd naar jou.

Upload je motivatie en cv via de sollicitatiebutton. We nemen dan zo snel mogelijk contact met je op. Vragen over de functie? Stel ze aan Caroline van Deventer via caroline.vandeventer@devolksbank.nl.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Celine Le, corporate recruiter, via celine.le@devolksbank.nl of 06-83492454 (Whatsapp-bericht). Ons sollicitatieproces bestaat uit twee gesprekken en een online assessment (capaciteiten- en persoonlijkheidstest).

Wij werken op een prettige manier samen met een aantal preferred suppliers. Acquisitie wordt daarom niet op prijs gesteld.

#hybride #LI-CL1

https://werkenbij.devolksbank.nl/nl/nl