AdresRotterdam is in veel opzichten een voorloper, een vernieuwer. Zonder durf had de jarenlang grootste haven ter wereld niet in Rotterdam gelegen. Zonder durf was Rotterdam de wolken minder dicht genaderd. Zonder durf waren veel debatten over grootstedelijke problemen niet in Rotterdam gestart. Rotterdam zoekt medewerkers met bezieling, die hun verantwoordelijkheid nemen en ook de minder gebaande paden durven te betreden. De stad die durft zoekt mensen die durven.
We bouwen in Rotterdam aan de stad én aan de samenleving. We houden de regie goed in handen, maar geven veel ruimte voor initiatieven. We zijn met 13.500 medewerkers een grote werkgever in het Rijnmondgebied. En met een paar duizend uiteenlopende functies ook een veelzijdige. Samen werken wij voor bijna 600.000 Rotterdammers aan de stad. Dat doen we vanuit achttien diensten en bedrijven en veertien deelgemeenten.
Functiebeschrijving
Standplaats: Rotterdam
Startdatum: 11-04-2024
Einddatum: 11-10-2024
Tijdelijk dienstverband: Ja
Uren per week: 36
Online sinds: 15-03-2024
Functie
Voor een non-profit organisatie in Rotterdam zoeken we een Directiesecretaresse.
De duur van de opdracht betreft 6 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 36 uur per week.
Bedrijfscultuur
Rotterdam is in veel opzichten een voorloper, een vernieuwer. Zonder durf had de jarenlang grootste haven ter wereld niet in Rotterdam gelegen. Zonder durf was Rotterdam de wolken minder dicht genaderd. Zonder durf waren veel debatten over grootstedelijke problemen niet in Rotterdam gestart. Rotterdam zoekt medewerkers met bezieling, die hun verantwoordelijkheid nemen en ook de minder gebaande paden durven te betreden. De stad die durft zoekt mensen die durven.
We bouwen in Rotterdam aan de stad én aan de samenleving. We houden de regie goed in handen, maar geven veel ruimte voor initiatieven. We zijn met 13.500 medewerkers een grote werkgever in het Rijnmondgebied. En met een paar duizend uiteenlopende functies ook een veelzijdige. Samen werken wij voor bijna 600.000 Rotterdammers aan de stad. Dat doen we vanuit achttien diensten en bedrijven en veertien deelgemeenten.
Rotterdam is een stad met veel gezichten. Een prachtige skyline, bruisende evenementen, een levendig uitgaansleven en veel verschillende culturen. Maar er zijn ook uitdagingen die kenmerkend zijn voor een grote stad. Daarom is je werk bij de gemeente iedere dag anders.
Zo'n stad zoekt medewerkers met bezieling, die hun verantwoordelijkheid nemen en de minder gebaande paden durven te betreden. Mensen, die graag de handen uit de mouwen steken en zien wat aangepakt moet worden. En die beseffen dat je alleen door goed samen te werken, zaken voor elkaar krijgt. Wij zoeken talenten met durf en ambitie, die hart hebben voor een wereldstad én de mensen die er wonen en werken.
Functiebeschrijving
Jij bent van het ontzorgen op het gebied van administratieve en organisatorische werkzaamheden. Jouw rol is meer dan het bedienen van een directeur. Je bent een belangrijke schakel in het goed functioneren van het cluster!
Jouw functie:
Als Directiesecretaresse werk je nauw samen met de collega directiesecretaresses, managementassistenten en met de directiesecretarissen en -adviseur van de directeur.
Dit ga je doen:
• Voor de directeur beheer je de complexe agenda en de constante stroom aan telefoon en e-mail. In het beheer van de e-mail filter je zelfstandig de vergaderstukken, vragen en acties die voorkomen en handelt deze af waar mogelijk. Je kunt uitstekend structureren, ordenen, hoofd- van bijzaken onderscheiden en inleven in de behoeften van anderen;
• Je bereid het wekelijkse agendaoverleg met de directeur en de directiesecretarissen voor. Je hebt en biedt overzicht en hebt mogelijke oplossingen bedacht voor knelpunten in de agenda de komende weken. Je stelt de vragen die de directeur helpen om te reflecteren op de te maken en gemaakte keuzes en die jou helpen op de agenda werkbaar te houden;
• Je hebt zicht op de belangrijkste onderwerpen en dossiers waar de directeur aan werkt en relaties die worden onderhouden. Daar anticipeer je op in de prioriteitstelling, in afstemming met het team rondom de directeur.
Jouw profiel
Als Directiesecretaresse blink je uit in zowel samen- en zelfstandig werken. Je staat in ieder geval aan de lat om de directeur volledig te ondersteunen en ontzorgen. Dit doe je door voorbereid aan tafel te zitten, vragen te stellen en je acties en werkstijl aan te passen naar gelang de behoefte. Ook in je samenwerking met de andere collega's uit het team directiesecretaresses en managementassistenten, waarvoor je soms taken waarneemt. Je weet je heel natuurlijk aan te passen naar wat dat van jou vraagt. Het ‘anders werken' waarbij deels op locatie en deels thuis wordt gewerkt, zie jij als een uitdaging en kans om vernieuwende, creatieve en efficiënte oplossingen te bedenken voor de agenda en het ontzorgen van de directeur. Je vindt het leuk om ook afspraken en bijeenkomsten te organiseren die afstralen op de directie in den brede. Dit doe je soms alleen, soms samen, maar altijd transparant. Als collega's uit het cluster met jou hebben samengewerkt, doen ze dat graag nog een keer.
Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Je hebt ervaring in een soortgelijke rol, ben je flexibel en resultaatgericht maar bovenal bruis je van enthousiasme om in een dynamische afdeling in een open en goede sfeer gezamenlijk hard te werken. Je denkt graag mee, je bent gericht op het onderhouden van relaties, je bent omgevingsbewust en weet verbindingen te leggen. Outlook en de office pakketten zoals MS Teams zijn voor jou gesneden koek en je maakt de verschillende systemen van de gemeente snel eigen ook om de mogelijkheden die deze tijd digitaal biedt optimaal te benutten.
Verder beschik je over:
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Uitstekende planningsvaardigheden, die jou helpen bij het verzorgen van een strakke planning, logistiek en de bijbehorende vergaderstukken;
• Een hoge betrouwbaarheidsfactor; je zegt wat je doet en doet wat je zegt;
• Je bent accuraat in stukken, de nummering, huisstijl en in de verzending van ook vertrouwelijke stukken.
Eisen:
• Je bent in het bezit van een HBO-diploma;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een soortgelijke functie in een politiek-bestuurlijke organisatie;
• Je hebt kennis van en ervaring met het vergadersysteem iBabs.
• Je hebt kennis van en ervaring met Planon:
o Bezoekers aanmelden;
o Vergaderzalen reserveren;
o ICT-middelen reserveren;
o Verzuim- en herstelmeldingen verwerken;
o Applicaties aanvragen voor collega's;
o Aanvraag of verwijderen rechten op datamappen;
o Aanvraag of verwijderen rechten op functionele mailbox.
• Je hebt kennis van en ervaring met MS Office, MS Teams en Microsoft Planner.
Wensen:
• Je hebt ervaring als secretaresse bij een gemeente met meer dan 500.000 inwoners;
• Je hebt kennis van en ervaring met Oracle EBS, Module Inkoop;
• Je hebt kennis van en ervaring met DIVA.
Verdiensten
Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 3.000,- en € 5.000,- (op basis van 36 uur), of een max. uurtarief van € 70,-, afhankelijk van opleiding en ervaring.
Solliciteer direct
Herken je jezelf in het bovenstaande functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan je cv met motivatie waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie.
Reageren kan tot uiterlijk 21 maart.
Functie-eisen
Verder beschik je over:
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Uitstekende planningsvaardigheden, die jou helpen bij het verzorgen van een strakke planning, logistiek en de bijbehorende vergaderstukken;
• Een hoge betrouwbaarheidsfactor; je zegt wat je doet en doet wat je zegt;
• Je bent accuraat in stukken, de nummering, huisstijl en in de verzending van ook vertrouwelijke stukken.
Eisen:
• Je bent in het bezit van een HBO-diploma;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een soortgelijke functie in een politiek-bestuurlijke organisatie;
• Je hebt kennis van en ervaring met het vergadersysteem iBabs.
• Je hebt kennis van en ervaring met Planon:
o Bezoekers aanmelden;
o Vergaderzalen reserveren;
o ICT-middelen reserveren;
o Verzuim- en herstelmeldingen verwerken;
o Applicaties aanvragen voor collega's;
o Aanvraag of verwijderen rechten op datamappen;
o Aanvraag of verwijderen rechten op functionele mailbox.
• Je hebt kennis van en ervaring met MS Office, MS Teams en Microsoft Planner.
Wensen:
• Je hebt ervaring als secretaresse bij een gemeente met meer dan 500.000 inwoners;
• Je hebt kennis van en ervaring met Oracle EBS, Module Inkoop;
• Je hebt kennis van en ervaring met DIVA.
Arbeidsvoorwaarden
Max. uurtarief € 70,-
