Domeinsecretaresse/vervangend Directiesecretaresse

Haal jij je werkgeluk door structuur te creëren in een hectische en dynamische omgeving? Kom dan ons secretariaat verstrekken.

Wat ga je doen? 

Je gaat aan de slag binnen het secretariaat van de domeinen Bedrijfsvoering, Informatie & Organisatie (BIO) en Strategie & Bestuur(S&B). Jij zorgt ervoor dat de teamleiders en domeinmanager zich op hun primaire taak kunnen richten door hen te ondersteunen op secretarieel gebied. Je zorgt samen met jouw collega's binnen het secretariaat voor passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning en kijkt wat zij nodig hebben. Uiteraard zorg je ervoor dat je de juiste kwaliteit biedt in de ondersteuning. Binnen de vastgestelde kaders geef jij je werkzaamheden vorm. Je bent hierin proactief en neemt het initiatief.

Tijdens afwezigheid wegens ziekte, verlof of vakantie van de directiesecretaresse treedt jij op als de vaste vervanger op het directiesecretariaat. Je neemt op dat moment volledig de rol van directiesecretaresse over.
Jouw takenpakket is erg afwisselend. In de rol van secretaresse houd je je onder andere bezig met het verwerken van dagelijkse post en e-mails, het afhandelen van telefoongesprekken, en zorg je voor een adequate agendaplanning. Daarnaast draag je zorg voor de tijdige beschikbaarheid van relevante documenten voor de domeinmanager. Je bent ook de drijvende kracht achter een gestroomlijnde voortgang van actiepunten, voert zelfstandige correspondentie en organiseert ontvangsten en evenementen. 

Wie zoeken wij?

Wij zoeken een ervaren secretaresse die zich goed staande houdt in een dynamische en soms hectische omgeving en daar ook werkgeluk uithaalt. Je komt te werken in een team dat zich continu aan het ontwikkelen is en waar ruimte is voor verbetering. Daarom vinden wij het belangrijk dat je goed kunt samenwerken en je ook verantwoordelijkheid voelt voor het functioneren van het secretariaat. Hierin pak je eigenaarschap en als er knelpunten dreigen te ontstaan, voel je aan welke belangen er spelen en weet je wie je waarvoor moet hebben. Verder beschik je over grote mate van zelfstandigheid, ben je klantvriendelijk, betrouwbaar en representatief.   Jij houdt altijd overzicht, bent geordend en beleeft er plezier aan om zaken te regelen. Jij deelt je werk efficiënt in en hebt een groot probleemoplossend vermogen: als je iets signaleert dan neem je het initiatief om samen tot een oplossing te komen. Last but not least ben je digivaardig en kun je goed werken met applicaties als sharepoint, Teams, Outlook  en OneDrive.

Verder neem je mee?

• Afgeronde MBO niveau 4 diploma bij voorkeur in secretariële richting
• Enkele jaren werkervaring als secretaresse
• Kennis en ervaring met MS-Office en IBabs
• Beschikbaar op de vrijdagen

Wat bieden wij? 

Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen - vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we namelijk verder. 

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken. Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm. 

De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd. 

Naast uitdagend werk en leuke collega's bieden we jou: 

• een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar voor 32 tot 40 uur per week met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd; 
• een salaris van minimaal €

  2.448,23

  tot  maximaal € 3.439.83 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur p.w. (schaalniveau

   7

  ); 
• een Individuele Keuze Budget van 22,37% bovenop je maandelijkse salaris, waarvan je zelf kunt kiezen wanneer het wordt uitgekeerd; 
• 18 vakantiedagen én een ruime ATV-regeling met max. 25,5 extra vrije dagen op basis van een fulltime dienstverband; 
• een goede pensioenopbouw; 
• een persoonlijk ontwikkelbudget van € 5.000,- per vijf jaar; 
• de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het cursusaanbod bij de UtrechtAcademie.

Ben je geïnteresseerd? Reageer dan uiterlijk 16 april 2024.

We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.                                                    

Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Het domein  Bedrijfsvoering, Informatie & Organisatie (BIO) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega's zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten.

Binnen het domein BIO is het team office support (TOS) verantwoordelijk voor de volgende taken:

Het bieden van secretariële ondersteuning aan de diverse managementteams, de directie en het college van Gedeputeerde Staten (GS);

Het uitvoeren van interne controle werkzaamheden, het daarover rapporteren en het doen van aanbevelingen dienaangaande;

Het vervullen van de secretaristaken ten behoeve van het MTBIO en het portefeuillehouders-overleg financiën en organisatie;

Het invulling geven aan kwaliteitsmanagement binnen het domein, gericht op het bereiken, waarborgen en garanderen van permanente verbetering in de bedrijfsvoeringsprocessen.