Management Assistent Overheid

Ben jij op zoek naar een uitdagende en verantwoordelijke Management Assistent functie binnen een dynamische en complexe werkomgeving? Lees dan snel verder!

Voor de directie van het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) zijn wij op zoek naar een ervaren Management Ondersteuner. In deze dynamische en afwisselende functie ondersteun je de directie zorg je ervoor dat alle zaken succesvol worden afgerond. Je ondersteunt niet alleen, maar fungeert ook als sparringpartner en denkt actief mee. Jij bent hoofdverantwoordelijk voor complex agendabeheer. Dankzij jouw uitstekende planning draag je er zorg voor dat de werkdag van de directie soepel verloopt. Naast het ondersteunen van de directie, kan je tevens worden ingezet op algemene taken binnen het secretariaat.

Binnen deze rol van Management Ondersteuner ben je daarnaast verantwoordelijk voor:

• Het bijhouden van de e-mail inbox en het zelfstandig beantwoorden en verwerken van e-mail en overige
  correspondentie t.b.v. De directeur;
• Dossierbeheer en verslaglegging voor de directeur, inclusief het bewaken van to-do lijsten en deadlines;
• Het op professionele wijze beantwoorden- en onderhouden van zowel interne- als externe contacten;
• In samenwerking met het Eventbureau ben je verantwoordelijk voor de organisatie en voorbereiding van meetings waar de aanwezigheid van de directeur gewenst is.

Samen met een gedreven team van Managementondersteuners maken jullie het verschil door de directies te ontzorgen en te ondersteunen. Daarnaast kom je te werken in een divers team waar een prettige, informele sfeer heerst. De collega's waar jij mee gaat samenwerken zijn stuk voor stuk gedreven en hebben de ambitie om als team de uitdagingen die op hun af komen op te pakken en hierin hun beste beentje voor te zetten.

• Volop faciliteiten om te werken aan je persoonlijke ontwikkeling;
• De mogelijkheid om hybride te werken;
• Een fulltime functie van 36 uur per week. Parttime 32 uur per week is bespreekbaar;
• Een bruto uurloon vanaf € 17,53 tot € 22,63. Er wordt ingeschaald op basis van jouw relevante ervaring op en opleiding;
• Een tijdelijk dienstverband met kans op verlenging;
• Volledige reiskostenvergoeding met het openbaar vervoer.

Voor deze functie zoeken we een echte multitasker. Plannen, organiseren en problemen oplossen zitten in jouw DNA en hier haal jij energie uit. Je beschikt over een flinke dosis organisatiesensitiviteit. Daarbij heb je kennis van- en affiniteit met de werkwijze en inrichting van de Rijksoverheid organisatiestructuur, politiek-bestuurlijke verhoudingen, procedures en beleidsontwikkelingen. Daarnaast ben je flexibel en goed in staat om onder druk te werken. Als persoon ben je toegankelijk en beschik je over een gezonde dosis humor, ben je gastvrij, collegiaal en in staat om relaties op te bouwen. Je gedijt goed in het samenwerken binnen een team, onderling schakelen is hierbij van belang. Samen met de overige Managementondersteuners voor de directie zorg je voor een optimale bezetting en schakel je tijdig met collega's indien nodig.

Daarnaast vinden we het belangrijk dat het volgende op jouw cv terug te vinden is:

• Een afgeronde MBO-opleiding, bij voorkeur in de richting (directie)secretaresse;
• Relevante werkervaring als managementassistent van een directie/directeur/ bestuurder;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in zowel woord- als geschrift;
• Bewezen ervaring in een dynamische omgeving, bij verschillende werkgevers;
• Een goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma's, zoals Excel, Word en Powerpoint.
• Kennis van Ibabs is een pre;
• Ruime ervaring met het werken in MS Outlook is essentieel.

Het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) is een dynamische en ambitieuze uitvoeringsorganisatie binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid. Het is gevestigd in Leeuwarden en er werken momenteel ruim 1400 medewerkers.

Jouw team:
De directie IT & Bedrijfsvoering (BV) wordt proactief ondersteund door het team Bedrijfscontinuïteit en Ontwikkeling (BCO), waaronder jouw rol als Managementondersteuner belegd is. Binnen dit team beheren en veranderen we met verschillende disciplines de IT & BV producten, processen en systemen. Dit allemaal gericht op continuïteit en ontwikkeling. Daarnaast draagt het team BCO bij aan vernieuwing door te participeren in uitdagende projecten en programma's binnen onze organisatie of het ministerie.

De Managementondersteuner waar wij naar op zoek zijn zal als ondersteuner fungeren voor de directeur Dienstverlening & Incasso (D&I). Een belangrijk deel van het primair proces van het CJIB is ondergebracht binnen deze directie. Je werkt hierbij nauw samen met de directeur D&I. Je zal haar ondersteunen binnen een bestuurlijke context waarbij je de schakel bent in het plannen van interne en externe afspraken en overleggen met (o.a. Het departement en andere ketenpartners). Je werkt hierbij intensief samen met de collega's die werkzaam zijn binnen de afdeling Strategie en Beleid. Daarnaast ben je onderdeel van het directie secretariaat. Dit betekent dat je nauw samenwerkt met andere directiesecretaresses om een optimale ondersteuning te bieden aan de directie.

Het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) is een dynamische en ambitieuze uitvoeringsorganisatie binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid. Het is gevestigd in Leeuwarden en er werken momenteel ruim 1400 medewerkers.

Jouw team:
De directie IT & Bedrijfsvoering (BV) wordt proactief ondersteund door het team Bedrijfscontinuïteit en Ontwikkeling (BCO), waaronder jouw rol als Managementondersteuner belegd is. Binnen dit team beheren en veranderen we met verschillende disciplines de IT & BV producten, processen en systemen. Dit allemaal gericht op continuïteit en ontwikkeling. Daarnaast draagt het team BCO bij aan vernieuwing door te participeren in uitdagende projecten en programma's binnen onze organisatie of het ministerie.

De Managementondersteuner waar wij naar op zoek zijn zal als ondersteuner fungeren voor de directeur Dienstverlening & Incasso (D&I). Een belangrijk deel van het primair proces van het CJIB is ondergebracht binnen deze directie. Je werkt hierbij nauw samen met de directeur D&I. Je zal haar ondersteunen binnen een bestuurlijke context waarbij je de schakel bent in het plannen van interne en externe afspraken en overleggen met (o.a. het departement en andere ketenpartners). Je werkt hierbij intensief samen met de collega's die werkzaam zijn binnen de afdeling Strategie en Beleid. Daarnaast ben je onderdeel van het directie secretariaat. Dit betekent dat je nauw samenwerkt met andere directiesecretaresses om een optimale ondersteuning te bieden aan de directie.