Managementassistent Culturele Zaken

Utrecht heeft jou nodig! Voor het organisatieonderdeel Culturele Zaken binnen de gemeente Utrecht zijn wij op zoek naar een enthousiaste en proactieve managementassistent. We zoeken een collegiale duizendpoot waar het team op kan bouwen en die zich niet laat afschrikken door een hectische en dynamische omgeving. Lees gauw verder en solliciteer direct!

Dit is je werk

Als managementassistent binnen Culturele Zaken ben je het visitekaartje van de afdeling en vorm je de verbinding tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties. Jouw werkzaamheden zijn zeer divers en kunnen soms op ad hoc basis gevraagd worden. Je ondersteunt de directeur op administratief, secretarieel en organisatorisch gebied in de breedste zin van het woord. 

Concreet houdt dit in dat jij:

• De directeur Culturele Zaken ondersteunt door middel van het beheren van de complexe agenda en het organiseren van de mailbox;
• MT en stafvergaderingen met de wethouder coördineert en organiseert. Je verzorgt de agenda, je notuleert tijdens vergaderingen en zet acties uit;
• Verslagen, besluitenlijsten en actielijsten opstelt en zorgt voor de juiste overlegstructuur;
• Ondersteunt bij het bewaken van de kwaliteit van stukken
• Afdelingsbrede taken oppakt, zoals het inplannen van bijeenkomsten;
• Afspraken maakt, zowel intern als extern;
• HRM-ondersteunende taken oppakt. Dit zijn bijvoorbeeld zaken zoals de indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers. Verder biedt je ondersteuning bij werving en selectie, zoals onder andere het inplannen van sollicitatiegesprekken;
• Projecten/evenementen en vergaderingen organiseert en ondersteunt;
• Overige administratieve taken uitvoert die aan de orde komen, bijvoorbeeld (grote) mailingen oppakt;
• Uitnodigingen vanuit de culturele sector coördineert. 

Naast je vaste kantoordagen, maandag en donderdag, zijn je werkdagen flexibel in te delen.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Als managementassistent werk je bij je bij het organisatieonderdeel Culturele Zaken. Hier werken ongeveer 35 medewerkers, zoals beleidsadviseurs, projectmedewerkers en projectleiders. Het is een hechte afdeling met betrokken en bevlogen collega's.

Het organisatieonderdeel Culturele Zaken (CZ) werkt aan een bruisend cultureel leven in Utrecht. We zijn een hecht en gepassioneerd team. Ons werk doen we in goede samenwerking met de cultuursector, collega's binnen de gemeente, netwerkpartijen en de regio.

Lees hier meer over onze organisatie: Over ons - Werken bij de Gemeente Utrecht (werkenbijutrecht.nl) 

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. In deze functie ben je een vraagbaak voor de afdeling en is het belangrijk dat jij zorgt dat je zichtbaar bent. Jij bent in staat om verschillende ballen in de lucht te houden. Wanneer het druk is, houd jij je hoofd koel en behoud je het overzicht. Ook zien we graag een proactieve houding terug, waardoor jij initiatief toont in het oppakken van werk en graag meedenkt. Je hebt ervaring met MS-Officepakketten, vooral Outlook, MS Teams en staat open om nieuwe systemen snel te leren.

Verder vinden we het belangrijk om het volgende in je cv terug te lezen:  

- Je brengt MBO+ werk en denkniveau mee;  
- Je hebt ruime ervaring als managementassistent (of vergelijkbaar) in een complexe omgeving. 
- Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als in geschrift. 

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega's. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Dit alles gebeurt op ons stadskantoor met uitzicht over de stad waar jij voor werkt. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod: 

• Een werkweek van 32-36 uur met een bruto maandsalaris tussen de € 3014 ,- en € 4244 ,- en op basis van 36 uur (schaal 8). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden; 
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld; 
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar, met uitzicht op een vast contract; 
• Je kunt 

  hybride werken

  : we werken voor een deel samen op kantoor en voor een deel thuis. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt. Inclusief laptop, bureau en bureaustoel. Je werklocatie is het Stadskantoor, het centrum van onze uitvoerende organisatie; 
• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina. 

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als managementassistent aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct. Je hebt dan

tot en met woensdag 10 april

Heb je inhoudelijke vragen over de vacature, neem dan contact op met Ilhan Tekir, business controller, te bereiken via 06- 28 36 90 24.

Voor alle vragen over de procedure en de organisatie van Gemeente Utrecht kun je bellen met Irina Bonder, corporate recruiter, op 06 - 38 21 87 75. Krijg je geen gehoor, stuur dan een appje! 

Kom je op gesprek, dan maken we tijdens de eerste gespreksronde gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.  

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.