Managementassistent/rots In De Branding Voor De Secretaris-generaal Van Defensie

Wat ga je doen?

Zo ziet jouw baan eruit
De managementassistent (m/v/x)/iemand die dagelijks 'moet ik hier dan alles doen?' zegt/rots In De Branding (m/v/x) Voor De secretaris-generaal van Defensie verricht organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van (het team van de) secretaris-generaal. De secretaris-generaal heeft als opdracht om het departement te veranderen in een soepele organisatie voor een slimme en sterke krijgsmacht. Dit betekent veel Voor De agenda die jij beheert. Je bent zijn eerste aanspreekpunt als het gaat om de agenda en de planning, zorgt dat alles netjes geregeld is en denkt ook proactief mee met hem en het team. Hiermee zit je 'op de bal', en heb je de oplossing al bedacht voordat de vraag is gesteld. Je haalt energie uit een complexe en veranderlijke agenda en uit nauwe samenwerking met het team adviseurs van de SG. Jij laat je niet gek maken, of het nu gaat om het meedenken met werkbezoeken door het hele land, het inplannen van interdepartementale overleggen of meedenken over de verandering van het bestuursdepartement. Je vindt het leuk en belangrijk om de secretaris-generaal compleet te ontzorgen, en hiermee een bijdrage te leveren aan een veiliger Nederland.

De volgende activiteiten zullen behoren tot je takenpakket:
o Volledige managementondersteuning van de secretaris-generaal, achtervang van de ondersteuning van de plv. Secretaris-generaal, waaronder:
o het zijn van supersecretaresse
o buffer zijn naar de interne organisatie en externe omgeving
o signaal- en alarmfunctie zien als zaken niet geregeld zijn en deze proactief oppakken
o teamspeler zijn waarbij je onderdeel bent van het team rondom de SG
o proactief signaleren van en acteren op veranderingen
o visitekaartje zijn van Defensie en de SG
o gezellige borrelaar en uitstekende pubquizzer zijn.

Wie zoeken we

Jouw kwaliteiten
Werk-/denkniveau:
- Mindset en can do-mentaliteit is belangrijker dan opleidingsniveau, maar hbo-werk- en -denkniveau is een pre.

Functiegerichte opleidingen:
Opleiding tot managementondersteuner/secretaresse.
Beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma's.
Beheersing van de standaardkantoorapplicaties zoals iBabs, Teams, webex, of de ambitie om dit te leren.
Kennis, inzicht en vaardigheden.
Grote mate van senioriteit en zelfstandigheid.
Handigheid en flexibiliteit in het maken van afspraken en beheren van agenda's.
Gevoel voor politiekbestuurlijke verhoudingen en voor afbreukrisico en relatiemanagement.
Wegwijs in Den Haag, waarmee je gewend bent aan interdepartementale afstemming en ook weet hoe ministeries werken.
Mensen omschrijven jou als 'blauw' (nauwkeurig, systematisch).
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift; d/t foutjes maak je zelden, jij bent degene die ze last-minute uit de teksten haalt.

Competenties/gedragskenmerken:
Proactief
Plannen en organiseren
Flexibiliteit
Verbindend
Relativeringsvermogen
Organisatiegericht
Samenwerken
Mensgericht

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau

schaal 9

Minimum salaris:

€3.600 bruto per maand

Maximum salaris:

€5.000 bruto per maand

Aantal uren per week

38

Plaats

Den Haag, Zuid-Holland
Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Bovenop het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%, de zogeheten dertiende maand.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of adv-uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

De organisatie Ministerie van Defensie, Bestuursstaf

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Het ministerie van Defensie heeft als hoofdtaken de bescherming van het eigen en bondgenootschappelijk grondgebied, de bevordering van de internationale rechtsorde en de ondersteuning van civiele autoriteiten bij rechtshandhaving, rampenbestrijding en humanitaire hulp. Ten behoeve van deze taken stelt Defensie militaire eenheden gereed en zet deze in nationaal en internationaal verband in.

Defensie heeft ongeveer 68.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 3.200 burgers en militairen.

De afdeling Bureau Secretaris-generaal

Zo ziet de directie eruit
Directie bestuursondersteuning en advies (DBOA) heeft als doel het ondersteunen en adviseren van de politieke en ambtelijke leiding. DBOA coördineert alle aangelegenheden die hiervoor relevant zijn, inclusief de stukkenstroom en de overlegorganen waaraan de politieke en ambtelijke leiding deelneemt. DBOA is verantwoordelijk Voor De bewaking van de kwaliteit en de tijdigheid van aangeleverde stukken, adequate afstemming binnen het departement en bewaakt de voortgang. Tevens ondersteunt DBOA de departementsleiding in haar managementtaak.

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden In De selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.

Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je In Deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven In De Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.

Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Contact

• Coördinatiecentrum Personeel en Organisatie
• sollicitatiekd@mindef.nl

• Mevrouw N. Bos (Coordinerend adviseur secretaris-generaal Defensie)
• 0650037023

https://werkenbijdefensie.nl