Office Assistent

Krijg jij energie van een afwisselende baan waarin jij je administratieve talenten kwijt kunt, dan is onze opdrachtgever op zoek naar jou!

Wat bieden wij jou

• Beilen
• 24 - 28 uur per week
• Kans op vast contract bij opdrachtgever
• Een uitdagende en afwisselende functie

Wie ben jij

Jij bent gedreven en werkt nauwkeurig, je houdt ervan om in een afwisselende administratieve functie te werken en brengt het volgende mee:

• Je hebt een passende MBO of HBO opleiding in administratieve of facilitaire richting
• Je hebt ervaring in een soortgelijke ondersteunende functie
• Je bent een planner, die nauwkeurig werk, proactief is en zelfstartend
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederland en Engels zowel in woord als geschrift. Een goede beheersing van de Duitse taal is een pré
• Je hebt een goede beheersing van Microsoft 365, kennis van en ervaring in het werken met Isah is een pré

Wat ga je doen

Als Office Assistant ben je verantwoordelijk voor diverse secretariële, administratieve, operationele en facilitaire taken ter ondersteuning van de Office Manager en de organisatie. Je draagt bij aan een goed georganiseerd kantoor en een soepele dagelijkse gang van zaken. Een typische dag als Office Assistant bestaat uit het bieden van administratieve en telefonische ondersteuning, het beheren van inkomende en uitgaande (digitale) correspondentie, het plannen van afspraken, het bijhouden van kantoorbenodigdheden, en het assisteren bij algemene kantoortaken. Je werkt nauw samen met de Office Manager en hebt contact met alle collega’s. Verder behoren de volgende werkzaamheden tot je takenpakket:

• Waarborgen interne en externe representativiteit, hospitality en klantgerichtheid, bezoek ontvangen, registreren, begeleiden en voorzien van koffie/thee
• Eerstelijns telefoonverkeer aannemen, beantwoorden, doorverbinden en telefoonnotities maken, verwerken van inkomende en uitgaande post en het bijhouden van diverse mailboxen.
• Het bij afwezigheid van Crewing Support regelen van vluchten, visa-aanvragen, hotelreserveringen etc voor medewerkers en verwerken in het ERP systeem.
• Uitvoeren en coördineren van facilitaire zaken in de organisatie zoals lunches/boodschappen en het bestellen van overwerkmaaltijden, beheren van kantoorbenodigdheden en plaatsen van bestellingen.
• Het uitvoeren van lichte huishoudelijke werkzaamheden zoals het in- en uitruimen van de vaatwasser, koffiemachinesreinigen en het representatief houden van kantine, pantry’s en vergaderruimtes
• Het onderhouden van contact met diverse leveranciers Office Supply, assisteren bij HR-taken, zoals gereed maken werkplekken en onboarding.
• Het herstructureren, sorteren en hernoemen van documenten, inclusief het up-to-date houden van het archief en documentatie Office Management (fysiek en digitaal in het ERP systeem)
• Ondersteunen bij kleine IT-gerelateerde vragen en/of problemen, het maken en/of ondersteunen van interne berichtgeving via Intranet, het bijhouden van het kasboek en registratie van creditcard uitgaven van Office Management.

Waar ga je werken

Je gaat werken bij een toonaangevende werkgever in Beilen waar een prettige werksfeer heerst.

Sollicitatie

Ben jij enthousiast over deze vacature en kijk jij uit naar een nieuwe uitdaging ? Solliciteer dan snel via onderstaande knop!

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.