Programmasecretaris Vitale Vakantieparken

Het programma Vitale vakantieparken is een samenwerkingsverband tussen elf Veluwse gemeenten en de provincie Gelderland. Samen met recreatieondernemers en andere partners werken zij samen aan diverse vraagstukken rondom vakantieparken. Doel van deze samenwerking is een divers en kwalitatief goed aanbod van vakantieparken op de Veluwe. Gemeente Ede host dit programma.

Vanwege het vertrek van de huidige programmasecretaris zoekt gemeente Ede op korte termijn een interim programmasecretaris Vitale Vakantieparken. De interim programmasecretaris zorgt ervoor dat werkzaamheden gecontinueerd worden terwijl gemeente Ede ondertussen structurele vervanging werft.

De taken van de programmasecretaris zijn in drie aandachtsgebieden te verdelen waarbij de nadruk op de eerste taak ligt:

• Bedrijfsvoeringstaken;
• Programmasecretaris;
• Projectleider.

Zoals eerder aangegeven zijn er drie aandachtsgebieden binnen deze functie, waarbij het accent op de bedrijfsvoeringtaken ligt. Deze taken zijn zeer verweven met de gemeente Ede. Het is dan ook van belang om een gemeentelijke organisatie te kennen en de weg te vinden binnen de organisatie.

De taken binnen de bedrijfsvoering zijn onder andere:

• Subsidieverantwoording. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het beheren van alle lopende provinciale subsidies via het subsidieportaal, subsidieverantwoording van afgeronde activiteiten en de reguliere bijdrage van de provincie aan het programma Vitale Vakantieparken;
• BTW verantwoording. Opdrachtnemer denkt in een traject met gemeente Ede en de provincie Gelderland mee en draagt bij aan een oplossing;
• Aanbestedingsprocedures inhuur begeleiden. Het kiezen van het juiste systeem en de juiste aanbesteding. Begeleiding wordt hierin geboden door de afdeling P&O maar opdrachtnemer is uiteindelijk verantwoordelijk voor opvolging van het juiste proces, gesprekken met kandidaten voeren en juiste administratieve afhandeling;
• Het inkoopbeleid van de gemeente Ede kennen en volgen. Wanneer hier van afgeweken wordt, schakelt opdrachtnemer met de afdeling Inkoop zodat altijd rechtmatig gehandeld wordt;
• Contractmanagement. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor periodieke monitoring en opvolging.
• Het bewaken van budgetten en bijhouden van financiële overzichten;
• Afstemming over de dienstverlening door gemeente Ede aan het programma Vitale Vakantieparken. Opdrachtnemer heeft periodiek afstemming met relevante partners over dienstverleningsovereenkomsten.

De taken binnen programmasecretaris zijn onder andere:

• Meedenken over en bewaken van de algemene koers van het programma en grote nieuwe projecten als park van de Toekomst;
• Mede aansturen van secretariaat en communicatie;
• (Inhoudelijke) voorbereiding en afhandeling van overleggen, bijeenkomsten en vergaderingen. Denk aan het initiëren van vergaderingen, het opstellen van agenda's en het verzamelen van stukken.
• (Mede) opstellen van (voortgang) rapportages, voorstellen, notities, projectplannen en nieuwsbrieven;
• Het vertegenwoordigen van het programma bij externe bijeenkomsten en overleggen;
• Aanspreekpunt zijn voor collega's, partners, ondernemers en eigenaren, andere overheden en externe partners regionaal en nationaal.

De taken binnen projectleider zijn als volgt:

• Verantwoordelijk voor de voortgang en de resultaten van verschillende (deel)projecten binnen het programma. Denk onder andere aan brandveiligheid op vakantieparken en maatregelenpakket natuurversterking.

6 maanden - 32 tot 36 uur - 0,89 tot 1,00 fte.

• Een afgeronde opleiding op hbo niveau;
• Werkervaring opgedaan met bedrijfsvoeringstaken binnen een gemeentelijke organisatie;
• Werkervaring opgedaan als programmasecretaris.