Project Assistent

Dat je:
Met plezier proactief de complexe agenda en volle mailbox van de Programmadirecteur Sociaal beheert en in staat bent te prioriteren en daarover helder communiceert. Het stellen van prioriteiten in de workload van de Programmadirecteur is hierin erg belangrijk;
 Afspraken maakt, zowel intern (secretariaat/bestuursadviseur Burgemeester/Wethouders) als extern;
 Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is;
 Ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in IBABS komen te staan en dat de Outlookagenda en IBABS perfect op elkaar aansluiten;
 De organisatorische aspecten die bij het agendabeheer horen naadloos regelt;
 Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen het team (Bouwen aan Sociaal);
 Je pakt HRM-ondersteunende taken op voor de afdeling. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;
 Projecten/evenementen en vergaderingen organiseert en ondersteunt;
 Werkt met verschillende systemen waaronder Zaaksysteem, SAP, MS Teams en Ibabs;
 Ondersteuning biedt bij werving en selectie zoals o.a. inplannen sollicitatiegesprekken;
 Wanneer nodig, de vervanger bent van je collega’s binnen het OM bij verlof en ziekte;
 Overige administratieve taken die aan de orde komen.

• Met plezier proactief de complexe agenda en volle mailbox van de Programmadirecteur Sociaal beheert en in staat bent te prioriteren en daarover helder communiceert. Het stellen van prioriteiten in de workload van de Programmadirecteur is hierin erg b