Secretaresse Medisch Afdelingshoofd / Hoofd Zorg

Als secretaresse verricht je administratieve en secretariële werkzaamheden voor het Medisch Afdelingshoofd van de neurochirurgie en Hoofd Zorg van de afdeling neurologie & neurochirurgie (N&N). Hierbij vervul je de spilfunctie in de dagelijkse gang van zaken. Je coördineert de werkzaamheden op het secretariaat voor de afdelingsleiding N&N zodat de secretariële en logistieke ondersteuning ten aanzien van zorg, onderwijs en wetenschappelijk onderzoek wordt gewaarborgd in samenwerking met de secretaresse van het afdelingshoofd neurologie.

De administratie wordt verricht volgens geldende richtlijnen en procedures, waarbij eigen interpretatie essentieel is, zodat de werkzaamheden op effectieve en efficiënte wijze verlopen. Het zelfstandig indelen van de agenda, het doorgaans zelf bepalen hoe urgent verzochte afspraken zijn, de vergaderdata plannen, het verwerken van e-mail, het voorbereiden, plannen en notuleren van besprekingen en het bewaken van hieruit voortvloeiende acties zijn werkzaamheden die jij gaat verrichten.

Ook de ondersteuning van P&O-werkzaamheden ten behoeve van medewerkers binnen de afdeling neurochirurgie en neurologie hoort tot jouw taken.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de roosterplanning van de staf neurochirurgie in samenwerking met collega's.

De afdeling neurologie & neurochirurgie is onderdeel van divisie hersenen in het UMC Utrecht. Wij bieden zorg aan neurologische en neurochirurgische patiënten. Bij ons zijn opleiding, onderwijs en onderzoek nauw verweven met ons primaire proces. We hebben zes zorglijnen op de afdeling: algemene en acute neurologie & neurochirurgie, cerebrovasculaire ziekten, functionele neurochirurgie & epilepsie, neuro-oncologie, kind en neuromusculaire ziekten.

We geven voornamelijk tertiaire zorg en combineren deze met onderzoek en onderwijs. De patiëntenzorg in deze zorglijnen volgen we de keuzes die in het UMC Utrecht worden gemaakt, en waaraan wij als afdeling neurologie en neurochirurgie een bijdrage leveren. Samen streven wij naar de beste zorg voor de patiënt en het beste onderwijs en onderzoek, dat we kunnen bieden.

• Je hebt een opleiding tot directiesecretaresse of managementassistent gevolgd en kennis van de moderne talen en medische terminologie. 
• Je hebt enkele jaren ervaring als (directie)secretaresse, en daarbij ervaring met planning en het maken van roosters.
• Je bent en voelt je graag een spin in het web, staat stevig in je schoenen en neemt verantwoordelijkheid in je werk.
• Je kunt je uitstekend mondeling en schriftelijk uitdrukken, zowel in het Nederlands als in het Engels en hebt een proactieve manier van handelen.
• Je bent flexibel (ook in werkuren in verband met vergaderingen), stressbestendig, representatief, zelfstandig en wilt graag leren.
• Je kunt goed samenwerken met verschillende disciplines, houdt goed overzicht, werkt efficiënt en bent in staat om zowel op hoofdlijnen te denken als in details.
• Je kunt goed improviseren en organiseren.

• Een salaris tussen de €2819,- en €3772,- bruto per maand (schaal 7), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
• Toegang tot allerlei cursussen en trainingen in GoodHabitz.
• Cao à la carte: de mogelijkheid om extra arbeidsvoorwaarden te kiezen in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.