AdresDe functie en de afdeling
Het backoffice team bestaat uit receptiemedewerkers en vier managementassistentes voor de grootste afdelingen en de bestuurder. Ieder heeft haar eigen werkzaamheden, maar er is in dit team veel onderlinge afstemming waarbij regelmatig wordt gelachen. De afdeling bestaat naast het backoffice team uit het HR-team met recruiters, HR-adviseurs en HR-medewerkers, en krijgt leiding van de manager HR & Organisatieontwikkeling.
Als managementassistent zorg je ervoor dat onze bestuurder haar werk binnen en buiten 113 goed kan doen. Het gaat om uiteenlopende secretariële, administratieve en management ondersteunende werkzaamheden, zoals het verzorgen van de agenda, het voorbereiden van vergaderingen en het bewaken van taken die hieruit voortkomen. Je hebt nauw contact met de Mt-leden, die je soms ook ondersteunt. En je hebt veel te maken met de bestuurssecretaris van 113, jullie vullen elkaar aan en werken veel samen. Je kunt goed notuleren en vindt dat ook leuk om te doen. Externe relaties nemen graag contact met jou op en ook intern weet iedereen jou te vinden.
Deze veelzijdige functie past bij iemand die houdt van enige hectiek op de werkvloer, die goed kan prioriteren, prettig communiceert en zelfstandig het werk kan organiseren. Liggen jouw talenten hier en heb je affiniteit met de geestelijke gezondheidszorg? Dan zijn we op zoek naar jou!
Wie zijn wij?
113 Zelfmoordpreventie streeft naar een land waarin niemand eenzaam en radeloos sterft door zelfdoding. Uit onderzoek weten we dat mensen vaak niet dood willen, maar geen andere uitweg meer zien. 113 is in 2009 -opgericht om wel een andere uitweg te bieden door het onderwerp bespreekbaar te maken. 113 heeft een hulplijn; mensen met suïcidale gedachten kunnen dag en nacht anoniem bellen of chatten. Als nationale organisatie voor suïcidepreventie onderzoekt, ontwikkelt en implementeert 113, samen met vele andere organisaties, interventies en campagnes om het aantal zelfdodingen in Nederland omlaag te krijgen.
In de 14 jaar dat onze organisatie bestaat, hebben we taboes rondom zelfdoding helpen verminderen en zowel de zorgsector als overheidsinstanties, gemeentes, scholen, families, naasten en uiteraard de hulpvragers hierover geïnformeerd en ondersteund. We zijn trots op wat we hebben bereikt in ons relatief korte bestaan, maar we zijn er nog niet. De bestuurder van 113, Monique Kavelaars, geeft richting aan het realiseren van onze ambities. Om haar hierbij te ondersteunen zoeken wij een ervaren, zelfstandig werkende en initiatiefrijke managementassistent.
Onze wensen
- Hbo werk- en denkniveau, met een relevante opleiding
- Minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie en organisatie
- Ervaring met het plannen en organiseren van meer complexe secretariële werkzaamheden
- Een proactieve en dienstverlenende instelling, met gevoel voor het vertrouwelijke karakter van de functie
- Schrijfvaardig, goed in het bewaken van het overzicht, afspraken nakomen en er op een prettige manier voor zorgen dat anderen dat ook doen
- Gedreven om het als team elke dag een beetje beter te doen en zo bij te dragen aan onze missie
Wat is verder nog belangrijk?
- Je kunt vlot werken met Word, Excel, Outlook en Teams en bent taalvaardig in het Nederlands.
- Je communiceert helder en duidelijk zodat iedereen weet wat er wordt verwacht.
- Je takenpakket is heel divers. Je kunt snel schakelen op een werkdag, zonder het overzicht te verliezen.
- Je hebt gevoel voor humor en vormt samen met de bestuurder een goed lopend team.
- Je bent goed in het onderhouden van externe contacten met bijvoorbeeld bestuurders en directies van ministeries en andere organisaties.
- Je bent beschikbaar op maandagen in verband met MT-vergaderingen, en in voorkomende gevallen buiten kantoortijden inzetbaar, bijvoorbeeld voor de logistiek rond RvT vergaderingen in de avonduren.
Hoe ziet je agenda eruit?
40% agendabeheer en ondersteuning bestuurder
20% voorbereiding en opvolging MT-vergaderingen
20% planning en administratie
10% verbetervoorstellen en procesoptimalisatie
10% ad hoc werkzaamheden
Wat krijg je?
Arbeidsovereenkomst voor een jaar van 36 uur per week met uitzicht op verlenging.
Salaris volgens cao ggz schaal 45: € 2.870,- tot € 3.863,- op basis van 36 uur (fulltime), afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding.
Eindejaarsuitkering (8,33%) en vakantiegeld (8%).
100% vergoeding van ov-reiskosten.
201 vakantie uren per jaar bij een fulltime dienstverband.
Opleidings- en trainings mogelijkheden.
Pensioenregeling bij Pensioenfonds Zorg & Welzijn (PFZW).
Een werkplek in Amsterdam die goed bereikbaar is met het OV. Wij werken hybride (50/50).
Werken op kantoor bij 113 betekent…
· een fijne Amsterdamse werkplek waar veel wordt gelachen,
· samen potje tafeltennissen, sjoelbakken of lunchen in het 113 café,
· samenwerken in een team van betrokken collega’s die elkaar écht zien,
· aandacht voor persoonlijke veiligheid en gezondheid,
· een open cultuur gericht op vrijheid en zelfredzaamheid, én:
· altijd vers fruit!
Enthousiast geworden?
Dan komen wij graag met jou in contact! Jouw cv en motivatie kun je uploaden via onderstaande link naar onze website. De sollicitatiegesprekken worden gevoerd op het kantoor van 113 in Amsterdam.
Vragen over de functie kun je stellen aan Eva de Groot, manager HR & Organisatieontwikkeling (e.degroot@113.nl of via telefoonnummer 020-3113 883).
Wil je meer weten over de sollicitatieprocedure? Neem dan vooral contact op met onze recruiter, via recruitment@113.nl
We geloven in de kracht van een inclusieve organisatiecultuur en vinden het belangrijk dat iedereen zichzelf kan zijn. Of het nu gaat om leeftijd, geslacht, geloof, seksuele geaardheid, culturele achtergrond of opleiding: iedereen is welkom!
Bij indiensttreding overleg je binnen twee maanden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
