Management Assistent

Omschrijving

In deze rol maak jij letterlijk en figuurlijk 'de weg vrij' voor jouw stafdirecteur(en). Daardoor kan het management de focus leggen op de diverse en actuele vraagstukken vanuit de Bestuursstaf van Rijkswaterstaat. Jij voelt je thuis in een veeleisende werkomgeving op politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau. Met jouw positieve energie en vooruitziende blik ondersteun jij ons management daarbij. Klinkt dit als jouw nieuwe uitdaging? Solliciteer dan snel!

Hoe jij bijdraagt in jouw rol
Het belangrijkste in jouw rol als Management assistent is dat jij die sparringpartner bent waar de stafdirecteur op kan bouwen. Primair werk je voor de plaatsvervangend stafdirecteur Productie & Informatievoorziening. Je doet dit niet alleen; je maakt deel uit van de pool van Management assistenten die het directieteam van de Bestuursstaf ondersteunen.Je hebt regelmatig contact met je collega-Management assistenten en andere contacten binnen Rijkswaterstaat en bijhet ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.

Vaak ben je het eerste aanspreekpunt voor interne en externe partijen. Je voert zelfstandig zowel uitvoerende werkzaamheden uit. Je houdt je bezig met het agendabeheer en de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer. Daarnaast ben je bezig met het aanmaken van (digitale) dossiers en zorg je ervoor dat de stafdirecteur tijdens zijn overleggen over relevante informatie en dossiers beschikt. Hiervoor zorg je dat tijdig de juiste annotaties worden aangeleverd. Ook plan je afspraken waarbij veel stakeholders betrokken zijn. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in de agenda's en zorgt dat deze zo optimaal mogelijk zijn ingepland. Problemen die zich voordoen los je op eigen initiatief op.

Dit is waar jij voldoening uit haalt
Jij haalt je voldoening uit het ontzorgen van managers. Zo kan de manager op het juiste moment met de juiste mensen in gesprek zijn. Je hecht er dan ook veel waarde aan dat de agenda altijd actueel is. Jij gebruikt graag jouw organisatietalent voor het organiseren van bijeenkomsten en het regelen van de logistieke afhandeling van bijvoorbeeld digitale meetings en fysieke bijeenkomsten, het ontvangen van bezoekers en uitwisselen van informatie over lopende zaken met hun relaties. Een hechte band met de manager is voor jou dan ook van belang.

Wat wij aan jou waarderen
Als Management assistent ben je in staat een relevant netwerk te onderhouden. Daarbij is jouw motivatie onze kracht. Je omgeving omschrijft jou als klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding. Daarnaast kun je proactief optreden en snel schakelen tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving. Je kunt goed samenwerken en je bent flexibel inzetbaar. Tot slot is het veelzijdige vak van managementassistent sterk in ontwikkeling. Vanuit jouw enthousiasme loop je voorop in de ontwikkelingen binnen het vakgebied en neem je je collega's hierin mee, mogelijkheden tot verdere digitalisering van zaken houd jij nauw in het oog.

Is jouw interesse gewekt? Solliciteer direct!

Wil je eerst meer informatie over deze functie voordat je gaat solliciteren? Bel dan gerust met Selina Schabracq, adviseur Bedrijfsvoering Bestuursstaf, via 06-27916193. Zij staat je graag te woord!

Functie-eisen

• je hebt een afgeronde opleiding in een secretariële of administratieve richting
• je hebt enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie

Arbeidsvoorwaarden

Rijkswaterstaat is een aantrekkelijke werkgever. Dit komt ook tot uiting in onze arbeidsvoorwaarden. Wat bieden wij jou?

• een passend maandsalaris (fulltime is 36 uur per week)
• diverse verlofregelingen en de mogelijkheid om meer of minder te werken
• hybride werken
• studiefaciliteiten en persoonlijke ontwikkeling

Je kan je arbeidsvoorwaardenpakket gedeeltelijk zelf samenstellen door het Individuele Keuze Budget (IKB) Het IKB bestaat uit geld en uren. Je kan zelf kiezen wanneer je het geld uitbetaald wilt hebben. De IKB uren kan je opnemen, deels laten uitbetalen of opsparen voor later. Ook kan je het IKB inzetten voor fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het belangrijk dat je zowel op je werk als privé lekker in je vel zit. Bij ons kan je hybride werken als je functie dat toelaat. Je kan een thuisvergoeding ontvangen en er zijn voorzieningen voor het ergonomisch inrichten van je thuiswerkplek.

Bijzonderheden

• je standplaats is Den Haag. Dit betekent dat je ook thuiswerkt en maximaal de helft van de tijd op een Rijkswaterstaatkantoor
• de (online) selectiegesprekken vinden plaats tussen 19 en 29 februari 2024
• een veiligheidsonderzoek is onderdeel van de selectieprocedure (het betreft een vertrouwensfunctie)
• jouw aanstelling is afhankelijk van positief resultaat veiligheidsonderzoek
• je bent flexibel beschikbaar op werkdagen van maandag tot vrijdag
• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces

Heb je binnenkort je eerste kennismakings- of sollicitatiegesprek? Deze vindt bij voorkeur online plaats. Daarmee stimuleren wij 'slim' reizen. Zo dragen we bij aan minder druk op snelwegen en OV én minder CO2-uitstoot. Heb je toch liever een gesprek op een van onze kantoren? Laat het ons weten, dan kijken we natuurlijk wat mogelijk is.

Ben je toe aan het gesprek voor de 2e ronde of het arbeidsvoorwaardengesprek? Dan ontvangen wij je graag op locatie. Heb je dit gesprek liever online? De recruiter inventariseert wat jouw wensen zijn waarna een definitieve afspraak wordt gemaakt.

Vragen?
Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met onze recruiter of kijk op onze website voor meer informatie.

Acquisitie op onze vacatures wordt niet in behandeling genomen.

Jouw toekomstige afdeling

Wil jij werken bij Rijkswaterstaat binnen de Bestuursstaf (BS)? Dit organisatieonderdeel is verantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie als geheel. De BS ondersteunt de directeur-generaal bij de landelijke aansturing van de organisatie en zorgt voor een goede verbinding tussen Rijkswaterstaat en zijn omgeving. Zo wordt er binnen de BS van buiten naar binnen gekeken en wordt Rijkswaterstaat in contact gebracht met externe ontwikkelingen. Verder ondersteunt de BS het bestuur door te adviseren op basis van overzicht, samenhang en integraliteit.

In totaal werken ongeveer 120 mensen binnen de BS, verspreid over vier stafdirecties: Omgeving, Communicatie & Strategie, Productie & Informatievoorziening, Financiën & Control en HRM & Organisatie.

Waar kom je te werken?
De stafdirectie Productie en Informatievoorziening (P&IV) van de Bestuursstaf bestaat uit 25 collega's en adviseert over de productie afspraken tussen het IenW beleid en de RWS uitvoering. Deze productie bestaat uit het vervangen/renoveren, het onderhouden en aanleggen van wegen, vaarwegen, watersystemen.

De uitvoering van de productie wordt vastgelegd in managementcontracten en besluiten over het Meerjarenprogramma infrastructuur, ruimte en transport (MIRT) en Service level agreements (SLA's). Onze doelstellingen zijn het neerzetten van een realistische productieopgave en het voorkomen van verrassingen, naleving van afspraken en de kwaliteit bewaken.