Management Assistent

Samenwerken zit in jouw genen; jij bent de ruggengraat van de afdeling en zorgt ervoor dat alle processen soepel verlopen. In deze van management support/secretaresse ben jij het vaste aanspreekpunt voor de afdelingsmanager. Als Managerassistent maak je deel uit van het gezamenlijke secretariaat van de afdelingen op de locatie in Leiden, samen met andere mede-afdelingssecretarissen.

Het is belangrijk dat je plezier hebt in een breed scala aan taken, die een hoge mate van flexibiliteit en nauwkeurigheid vereisen. Er wordt van je verwacht dat je proactief bent, maar ook nadenkt voordat je handelt. In deze functie is er ruimte om op eigen initiatief nieuwe activiteiten te ontwikkelen.

Management assistent taken:

• Het beheren van agenda's en plannen van afspraken en vergaderingen.
• Het maken van een actie- en besluitenlijst tijdens vergaderingen.
• Administratieve werkzaamheden, zoals inkooporders maken, boeken van vergaderzalen, afhandelen van tekenstukken.
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten.
• Het afhandelen van telefoon- en mailverkeer.
• Op orde houden van documenten.

Jij zult verantwoordelijk zijn voor het coördineren van al deze taken, waardoor de afdeling efficiënt kan functioneren en de manager optimaal ondersteund wordt.

• Een uitdagende parttime functie voor 32 uur per week, met voorkeur verdeeld over 5 dagen.
• Een functie bij een mooie organisatie waar jij en jouw ontwikkeling centraal staat.
• Een parttime/fulltime jaar contract met uitzicht op verlening.
• Een functie op een mooie locatie in Leiden, 5 minuten loopafstand vanaf Leiden Centraal. Ook goed bereikbaar vanuit Den Haag, Rotterdam en Amsterdam.
• Een mooie salaris vanaf 2750 euro per maand o.b.v. 40 uur.

Je hebt minimaal een afgeronde MBO opleiding en dito werk- en denkniveau, aangevuld met meerdere jaren relevante werkervaring als secretaresse, Management assistent of Personal Assistant.
Vanwege onze internationale werkomgeving beheers je de Nederlandse en Engelse taal uitstekend.
Je hebt een goede beheersing van Microsoft Office systemen, zoals Outlook, Word, PPT, TEAMS en Sharepoint maar bij voorkeur ook andere ondersteunende systemen en waar nodig ben je bereid om bij te scholen.

• Goede sociale en communicatieve vaardigheden
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
• Goed kunnen samenwerken
• Een flexibele instelling
• Een probleemoplossend denkvermogen
• Je werkt nauwkeurig
• Het vermogen om te multitasken en te prioriteren en overzicht te houden
• Goede kennis van Sharepoint, TEAMS, MS Office

Deze organisatie is een plek waar iedereen zich thuis kan voelen, met collega's die elkaar verder helpen. Een plek waar geïnnoveerd kan worden, waar we grenzen verleggen om al die technologische ontwikkelingen praktisch toepasbaar te maken. Bij deze organisatie werken ze samen, helpen we elkaar verder en zoeken we altijd de verbinding - met collega's, maar ook met de buitenwereld.

Want alleen op die manier kunnen zij een stempel drukken op onze tijd en werkelijk fungeren als innovatiemotor voor Nederland.

Deze organisatie is een plek waar iedereen zich thuis kan voelen, met collega's die elkaar verder helpen. Een plek waar geïnnoveerd kan worden, waar we grenzen verleggen om al die technologische ontwikkelingen praktisch toepasbaar te maken. Bij deze organisatie werken ze samen, helpen we elkaar verder en zoeken we altijd de verbinding - met collega's, maar ook met de buitenwereld.

Want alleen op die manier kunnen zij een stempel drukken op onze tijd en werkelijk fungeren als innovatiemotor voor Nederland.