Managementondersteuner

Ben je enerzijds sterk in plannen, organiseren en prioriteren en anderzijds flexibel en servicegericht? Zijn dit vaardigheden die jou kenmerken, dan hebben wij een mooie, leerzame nieuwe uitdaging. Wij zoeken namelijk een collega die als managementondersteuner komt werken bij onze directie Curatieve Zorg (CZ) van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS)!

Wat ga je doen als managementondersteuner?
Je werkt primair voor een MT-lid (managementteam lid). Naast haar directe ondersteuner ben je back-up voor de andere collega's. Je puzzelt graag met complexe agenda's want ons MT is druk bezet en er wordt continu een beroep op hen gedaan. Dit betekent dat gedurende een dag meerdere agenda's worden aangepast en dan komt de planner in jou naar boven. Samen met het team beheer en structureer je de agenda's van de MT-leden zodat deze overzichtelijk blijven en zorg je dat ze vergaderstukken op tijd ontvangen.

Daarnaast voer je diverse secretariële werkzaamheden uit zoals het inplannen van complexe afspraken, het boeken van interne en externe vergaderzalen en het verzorgen van de eerste opmaak en correctiestap van nota's en brieven. Je zorgt voor een optimale bereikbaarheid van het secretariaat. Je anticipeert op vragen en zorgt dat acties tijdig en goed worden uitgevoerd.
Je komt te werken in een team van 6 managementondersteuners, jullie vormen een collegiaal secretariaat. Met elkaar bespreken en zorgen jullie voor voldoende bezetting op alle werkdagen. De managementondersteuners werken net als alle andere collega's minimaal twee dagen per week op kantoor, zodat er altijd voldoende bezetting is. De andere dagen werken jullie vanuit huis. De eerste weken zien we je graag meer op kantoor om je zo goed mogelijk in te werken.

Jullie verdelen de werkzaamheden en bij afwezigheid vervangen jullie elkaar. Je bent breed inzetbaar en zorgt mede voor een goed draaiend secretariaat dat de directie op alle mogelijke manieren ontzorgt.

• Diploma MBO administratief, secretarieel of ander MBO diploma in combinatie met relevante werkervaring;
• Je hebt ervaring als managementondersteuner/secretaresse in een dynamische omgeving;
• Je bent zeer vaardig met MS Office en ervaring met iBabs en Marjolein is een pré.

Herken jij jezelf hierin?
Omdat je in een dynamische omgeving werkt is het belangrijk dat je proactief en stressbestendig bent. Het leggen en onderhouden van contacten gaat jou gemakkelijk af. Op je uitdrukkingsvaardigheid (mondeling en schriftelijk) is niets aan te merken en je werkt secuur. Je pakt werkzaamheden proactief op en kunt prioriteren bij hoge werkdruk. In de hectiek neem je ook tijd voor reflectie. Je kunt relativeren, want wij werken hard en met plezier.

• Salaris­niveauschaal 6
• Maand­salarisMin €2.557-Max. €3.190 (bruto)
• Dienst­verbandArbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract­duurEén jaar
• Maximaal aantal uren per week36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer weten over de functie, de uitdagingen en ons team?

• Vind je dit een interessante vacature, maar twijfel je of je geschikt bent? Ook dan kan je contact opnemen met Natasja, die helpt je graag een beter beeld te vormen van de taken en de eisen.